Ketika akhir jendela transfer semakin dekat, dengan kesabaran dan tekad yang siap menghadapi ujian dua tahunan, luangkan waktu untuk memikirkan mereka yang selamanya berada di tengah badai.
Bukan para pemainnya, para agennya, atau para manajernya, namun para pria dan wanita yang melakukan setiap transaksi terakhir.
Sekretaris klub yang rendah hati membantu dunia sepak bola berfungsi pada hari-hari paling kacau.
Mereka mengerjakan dokumen untuk menyelesaikan transfer, besar dan kecil, sementara manajer umum dengan cemas mondar-mandir di kantor untuk mengantisipasi pembaruan. Ini adalah DocuSign dan lembar transaksi — tidak ada faks saat ini — perjanjian transfer dan registrasi. Semua melawan waktu yang terus berjalan.
“Saat akhir jendela semakin dekat, selalu ada peningkatan tekanan,” kata Matt Wild, sekretaris perusahaan di Wolverhampton Wanderers.
“Jendela transfer sudah dibuka sejak lama, jadi jika Anda merencanakannya dengan hati-hati, Anda tidak akan merasakannya. Tapi itu terjadi di akhir ketika Anda berhadapan dengan satu atau beberapa pemain yang masuk, serta banyak pemain yang keluar dari arah lain, dan itu semua terjadi pada tenggat waktu, saat itulah hal itu bisa menjadi sulit.
“Ada orang-orang di sekitarmu yang melayang-layang di luar. Saya pernah mendengar orang berkata, ‘Ayolah, Anda harus melewatinya dan melewatinya!’. Inilah saat orang mengalami stres. Saat itulah Anda merasakan tekanannya.”
Beberapa sekretaris klub akan terhindar dari jam-jam terakhir yang penuh gejolak itu karena klub-klub tutup tepat waktu di bulan Januari, namun yang lain – dan selalu ada yang lain – akan mulai bekerja pada pukul 11 malam pada hari Senin mendatang.
Merekalah yang menatap laptop, dengan telepon yang terus-menerus berbunyi. Mereka akan menjadi orang pertama yang mengetahui apakah target yang terlambat itu tercapai. Atau, di saat-saat yang canggung dan mengganggu, jika ada pemain baru yang lolos. Ketegangan tidak bisa dihindari.
Mesin faks mungkin telah digantikan oleh teknologi modern, namun ada beberapa hal yang tidak pernah berubah.
“Ya (ini membuat stres), terutama pada tenggat waktu,” kata salah satu mantan sekretaris klub Liga Premier Atletik. “Anda harus menyelesaikan semua dokumen, menandatangani dan menyerahkan. Tidak pernah sesederhana kesepakatan yang disepakati.”
Wild dapat mengingat suatu hari batas waktu dengan jelas. Setelah menjabat sebagai sekretaris klub di Cambridge United dan Peterborough United, ia ditugaskan untuk menyatukan pergerakan Hull City di jam-jam penutupan jendela musim panas 2014.
Pemain internasional Uruguay Abel Hernandez didatangkan dari Palermo dengan rekor klub sebesar £10 juta dan gelandang Mohamed Diame tiba dari West Ham United dengan harga £4 juta. Gaston Ramirez, yang dipinjamkan dari Southampton, terus melakukan perekrutan sebelum peluang terlambat muncul di tangan manajer Steve Bruce.
Hatem Ben Arfa bisa meninggalkan Newcastle United dengan status pinjaman ke rival Liga Premier, tapi hanya jika dia bisa melakukan perjalanan dari Tyneside ke East Yorkshire tepat waktu.
“Itu adalah kesepakatan yang sangat terlambat,” kata Wild, yang telah bersama Wolves sejak 2017. “Kami mencoba membuatnya melakukan semacam perawatan medis dan dia akhirnya tersesat.
“Kami harus mendapatkan perpanjangan untuk mendaftarkannya. Anda harus menyerahkan lembar transaksi selambat-lambatnya pukul 23.00. Saya pikir saat itu pukul 22.35 dan dia tersesat di York.
“Kami akhirnya memberinya sebuah hotel di York dan menelepon mereka untuk mengatakan kami ingin seorang pemain masuk, kami membutuhkan mereka untuk menerima dokumen dan kemudian mengirimkannya kembali melalui faks dengan tanda tangannya.
“Kami menyuruhnya menemui sebuah hotel untuk menandatangani pernyataan perjanjian ini dan kemudian turun ke Hull secepat yang dia bisa untuk menyelesaikan pendaftaran.”
Ben Arfa akhirnya sampai ke tempat latihan klub setelah tengah malam untuk mencapai kesepakatan yang masih membuat Wild berkeringat dingin.
Ada satu lagi di momen-momen terakhir jendela Januari 2018. Tim Wolves yang mengejar promosi ke Liga Premier membutuhkan penguatan serangan dan keputusan akhir dibuat untuk menyetujui kepindahan pemain tua Benik Afobe dengan status pinjaman dari Bournemouth. Sang penyerang mengaku menangis tersedu-sedu saat mendengar lampu hijau menyala saat waktu tersisa kurang dari setengah jam.
“Ini semua tentang perencanaan klub mana pun,” jelas Wild. “Anda mencoba melakukan sebanyak yang Anda bisa menjelang pertandingan. Terkadang kami membuat perjanjian transfer ketika hal itu tidak terjadi. Tapi faktanya Anda sudah menyiapkannya, lalu jika ada yang terjatuh, Anda bisa melanjutkannya.
“Contohnya, saat kami merekrut Benik Afobe, kami tidak mengira hal itu akan terjadi, namun di benak kami, kami membuat kesepakatan untuk berjaga-jaga. Saya pikir kita punya waktu 22 menit untuk menyelesaikannya. Jika kita tidak menyiapkan kesepakatan itu, kita tidak akan punya peluang.”
Dokumen-dokumennya, sering kali dibuat terburu-buru dalam waktu singkat, sehingga tidak ada ruang untuk kesalahan.
Untuk setiap pemain baru, kesepakatan transfer harus dicapai dengan pemain, perwakilannya, dan klub penjual. Siapa pun yang membeli dari luar negeri juga memerlukan Sertifikat Transfer Internasional (ITC) agar perpindahannya memiliki stempel.
Kegagalan untuk melakukan hal ini akan berdampak buruk. Sunderland didenda oleh Liga Premier pada tahun 2014 ketika Ji Dong-won bermain tanpa izin internasional setelah kembali dari masa pinjaman di klub Jerman Augsburg. Liz Coley segera meninggalkan jabatannya sebagai sekretaris klub Sunderland.
Pendaftaran di papan atas juga harus diajukan secara online melalui portal Liga Premier yang terhubung dengan Liga Sepak Bola Inggris (EFL) dan Asosiasi Sepak Bola (FA).
Ini tidak mungkin merupakan pekerjaan satu orang. Sebagian besar sekretaris klub di Liga Premier memiliki wakil, sementara setiap klub juga meminta tim hukum untuk mengawasi kontrak. Dukungan hukum tambahan sering kali diberikan dalam keadaan siaga pada hari-hari batas waktu. Kesepakatan multi-tahun, yang berpotensi bernilai puluhan juta, kini dapat memuat hingga 30 halaman kertas A4.
“Perjanjian transfer telah berubah dari dua atau tiga halaman menjadi 30 halaman dokumen,” kata salah satu mantan sekretaris klub Liga Premier. “Hanya ada klausul tambahan. Jika seorang pengacara terlibat, mereka akan selalu menambahkan sedikit demi sedikit. Ada bahaya yang lebih besar bila Anda membeli seharga £50 juta dibandingkan £3 juta. Anda membutuhkan lebih banyak perlindungan.”
Tugas sekretaris klub tidak selalu berat. Pada bulan-bulan di luar jendela transfer, mereka bertanggung jawab atas segala macam masalah, seperti pengaturan perjalanan untuk pertandingan tandang atau perjalanan ke luar negeri, serta semua masalah disiplin. Wild, yang jabatannya mencakup “manajer umum – operasi sepak bola”, juga membantu mengawasi kebutuhan staf lapangan dan keamanan untuk skuad tim utama Bruno Lage.
Musim terbuka untuk transfer sebagian besar adalah saat tantangan terbesar dimulai. Sekretaris klub biasanya diberi pengarahan tentang usulan kesepakatan sejak awal. Mereka sering kali memiliki kantor di lokasi pelatihan yang dekat dengan manajer dan kepala perekrutan.
Brexit telah membawa pertimbangan baru setelah transfer diusulkan. Pengesahan Badan Pengatur (GBE) diperlukan untuk setiap pemain yang datang dari luar Inggris, sebuah sistem berbasis poin yang secara efektif memberikan visa kepada pendatang baru untuk bermain di Inggris.
Sekretaris klub bertugas mengawasi proses tersebut menggunakan perangkat lunak yang akan menentukan apakah lamaran pemain akan berhasil atau gagal. TransferEdge adalah salah satu paket yang juga dapat menentukan apakah suatu target kemungkinan akan diberikan GBE dalam waktu enam bulan atau satu tahun, yang berpotensi terbentuk saat melacak kesepakatan.
Selanjutnya, ketika semua pihak sudah siap berangkat, perjanjian transfer akan dibuat dan pengaturan pemeriksaan kesehatan akan dibuat. Peran tersebut mungkin juga mengharuskan sekretaris untuk memesan jet pribadi atau helikopter jika waktunya terbatas.
Seorang sekretaris klub bergantung pada keahlian orang lain tetapi pada akhirnya menyatukan semuanya, termasuk seruan untuk menjaga pemain. Lisa Hollis menjalankan tugas tersebut di Wolves with Wild, menyediakan apa saja mulai dari penginapan hingga sekolah untuk anak-anak pemain.
“Kemudian Anda sampai pada bagian terakhir,” kata Wild. “Kami biasanya memiliki perjanjian transfer dan ditandatangani sebelum pemain tiba. Mereka kemudian menjalani pemeriksaan medis dan melengkapi dokumen dengan agen mereka.
“Kadang-kadang akan ada satu atau dua hal yang harus diselesaikan, biasanya ketika pemain mendapatkan perawatan medis, hanya untuk menyelesaikan bagian terakhirnya. Biasanya kami kemudian akan memberitahu departemen media kami untuk mempersiapkannya.
“Ada banyak roda penggerak yang membuat semua hal ini terjadi. Dan itu akan terjadi di setiap klub. Saya tipe orang yang memfasilitasi semuanya, memberi informasi kepada semua orang.
“Anda berbicara tentang stres dan inilah saatnya. Anda memiliki agen yang mengejar Anda untuk urusan administrasi, Anda memiliki klub lain yang mengejar Anda untuk kesepakatan transfer, saat itulah Anda bergantung pada orang lain dan Anda harus tetap fokus untuk menjaga semuanya berjalan.”
Terkadang ada saat-saat ketika pekerjaan seperti itu terekam di layar. Seperti ketika Hannah Cox, sekretaris klub Leeds United, meminta Dan James menandatangani semua kecuali satu dokumen pada hari terakhir Januari 2019 untuk menyelesaikan kepindahan dari Swansea City. Film dokumenter Amazon Prime, Take Us Home: Leeds United, memfilmkan semuanya.
“Ada satu dokumen lagi yang harus kau tandatangani,” katanya pada James setelah memeriksa setumpuk kertas tebal. “Kami hanya menunggu itu.” Itu tidak pernah terjadi – Swansea, yang terpecah karena perbedaan ruang rapat, akhirnya ditolak.
Wild tahu bahwa kesepakatan juga akan segera terjadi. “Itu terjadi ketika Marco Silva berada di Hull dan kami mencoba mendatangkan Yannis Salibur dari Guingamp, tapi sudah terlambat.
“Jika Anda ingin menyelesaikan kesepakatan, secara logistik Anda memerlukan orang-orang di tempat di mana mereka benar-benar dapat menyelesaikan dan menandatangani kesepakatan. Dengan itu, agen berada di satu tempat dan klub serta pemain tidak bersama. Kami akan selalu menentangnya.” Permohonan banding ke FIFA kemudian tidak berhasil, dan membatalkan kesepakatan senilai £9 juta untuk selamanya.
Lembar kesepakatan terkadang dapat menyelamatkan situasi. Jendela transfer Liga Premier akan ditutup pada hari Senin pukul 23.00, seperti yang biasa terjadi sekarang, tetapi klub mana pun yang mencoba untuk mencapai kesepakatan yang terlambat dapat meminta tambahan dua jam untuk menyelesaikan semuanya.
Namun, transfer ke luar negeri tetap harus diserahkan ke Transfer Matching System (TMS) FIFA agar FA dapat meminta persetujuan dari asosiasi asing. Batasan ketat dengan FIFA adalah tengah malam. “Jika Anda melewatkannya 20 detik, Anda sudah selesai,” kata Wild.
Ada juga yang tertawa ketika mendengar anggapan bahwa mesin faks masih beroperasi pada hari-hari tenggat waktu. “Sekarang semuanya hanya berupa email dan DocuSign,” katanya. “Kami telah beralih dari mesin faks. Semuanya kini telah diunggah. Kami memiliki portal Liga Premier, yang terhubung ke EFL dan FA, untuk mengunggah, mengirim dokumen, dan semua orang memilikinya. Hal yang sama terjadi pada FIFA.
“Kami tidak akan pergi sampai semuanya selesai, dengan satu atau lain cara. Liga Premier akan tersedia untuk Anda hingga dini hari. Kami akan berbicara dengan mereka pada dini hari untuk memberi tahu mereka jika ada yang lewat larut malam.”
Mungkin juga ada pesan aneh yang dipertukarkan antar klub. Wild mengatakan sekretaris klub Liga Premier memiliki grup WhatsApp, tempat pertukaran bantuan selama masalah COVID-19 dan revisi protokol musim ini. Semua orang akan bersiap menghadapi apa yang mungkin terjadi beberapa hari ke depan.
“Transfer hanyalah salah satu bagian dari pekerjaan, namun melibatkan banyak orang berbeda,” kata Wild. “Tidak pernah membosankan. Anda mendapatkan adrenalin itu ketika Anda terlambat melakukannya. Dan ketika Anda sudah menyelesaikannya, Anda berpikir, ‘Wow, itu pencapaian yang luar biasa’.
(Foto Teratas: Getty Images/Desain: Sam Richardson)